« Nous allons mettre sur pied des brainstormings géants »

27.11.2023

Salman Ulukütük, chef du service médico-administratif, a co-animé le séminaire annuel du SMA, le 15 novembre dernier. L’occasion de faire le point sur le fonctionnement de ce jeune service, mais également d’évoquer les défis et enjeux à venir. Interview.

HCOM : Le service médico-administratif a été créé en 2022. Comment fonctionne-t-il aujourd’hui ?

Salman Ulukütük : Le service médico-administratif compte actuellement 240 collaborateurs, répartis au sein de trois unités : les secrétariats médicaux, les archives médicales centrales et l’accès aux dossiers patients. Nous avons choisi de réunir ces entités progressivement depuis 2020 déjà, car elles présentent des complémentarités évidentes. À titre d’exemple, les secrétariats sont souvent amenés à solliciter l’unité des archives médicales centrales, qui sont garantes, entre autres, de la gestion des documents médicaux des patients selon la législation en vigueur.

HCOM : Justement, vous avez décidé de placer la complémentarité au cœur des défis de 2024. Pourquoi ?

Salman Ulukütük : Bien que le service médico-administratif soit relativement jeune, les synergies sont bonnes entre ces trois unités. À tel point que notre modèle est désormais repris dans d’autres institutions publiques. Nous en sommes fiers ! Nous venons de très loin et cela principalement grâce aux collaborateurs-trices qui sont sur le terrain ainsi qu’aux cadres de proximité. Toutefois, nos entités sont soumises à des réalités différentes, ce qui peut parfois engendrer des incompréhensions. Nous allons donc mettre en place un projet d’échanges croisés afin que les collaborateurs puissent appréhender l’organisation et les contraintes de chaque entité et les trajectoires des patients dans l’institution. Nous espérons que cette démarche rendra les unités encore plus complémentaires qu’elles ne le sont déjà.

HCOM : Quels autres défis attendent le service médico-administratif ?

Salman Ulukütük : Parmi les nombreux enjeux à venir, je citerai la réorganisation des prestations ambulatoires sur le site de La Chaux-de-Fonds. Celle-ci aura un impact considérable sur les secrétariats qui devront travailler pour améliorer la visibilité de ces prestations et le flux des patients. Ce dernier point fait d’ailleurs l’objet d’une réflexion générale pour l’ensemble des sites du RHNe. Nous travaillons actuellement à une solution pour garantir une trajectoire plus fluide au sein de l’hôpital.

HCOM : Lors du séminaire, vous aviez évoqué les « leviers du bonheur ». Pouvez-vous en dire plus ?

Salman Ulukütük : Nous sommes très attentifs au bien-être de nos collaborateurs. Si l’aspect financier joue un rôle important, il ne fait pas tout. Nous devons donc miser sur d’autres arguments pour les fidéliser, comme les formations continues, la garantie d’une charge de travail équitable entre les différentes unités ou encore la possibilité de faire évoluer les tâches. De plus, nous proposons à tous nos collaborateurs de partager leurs leviers du bonheur, soit des idées pour rendre leur travail encore plus agréable. Pour cela, nous allons mettre sur pied l’an prochain des brainstormings géants, à plusieurs reprises sur les différents sites. Toutes les idées proposées feront l’objet d’une étude de faisabilité. Ce brainstorming se fera à l’image de notre vision du service : en faisant abstraction du lien hiérarchique. Au quotidien, nous misons sur un fonctionnement horizontal qui met en lumière les connaissances et compétences de chacun, quelles que soient ses responsabilités.