Plus de 99% des factures fournisseurs sont désormais digitalisées.

Validé en septembre 2023 par le Collège des directions, le mandat de projet Budget to Pay (B2P) a été officiellement clôturé le 4 mars dernier avec un bilan extrêmement positif : 99% des 56'000 factures payées chaque année par le RHNe seront désormais dématérialisées. Autrefois traitées « à la main » et en format papier, elles sont désormais adressées directement aux responsables des centres de charge pour un traitement digitalisé, après une réception centralisée au service de la comptabilité. En janvier 2026, seules 6 factures papier ont été reçues représentant moins de 0.7% du volume traité. 

Ce nouveau processus permet de gagner du temps, d’éviter de perdre des factures – et donc les rappels. En charge du projet pour le CIGES, qui a activement participé à la démarche, Séverine Furrer se réjouit des résultats obtenus. Entretien. 

- Comment avez-vous procédé pour initier un tel changement ? 
- Séverine Furrer : Deux projets pilotes ont été réalisés au sein de la direction des finances et de la direction logistique en 2024. Cela a permis de définir les besoins pour le déploiement institutionnel, qui s’est terminé fin 2025. De manière générale, un accompagnement rapproché avec tous les secteurs concernés a été réalisé pour bien comprendre les spécificités de chacun, tout en gardant un processus commun. Ce changement répondait à une attente et l’accueil a donc été très favorable lors du déploiement.

- Le temps de paiement moyen des factures a-t-il été réduit ? 
- Entre 2023 et 2025, le délai de paiement a été réduit de 9 jours, ce qui représente une amélioration significative pour nos fournisseurs. Au-delà de la réduction du délai de paiement, d’autres bénéfices sont retirés de ce projet : meilleure connaissance des factures présentes dans le circuit, meilleur lien entre commandes et factures, automatisation de certains contrôles et imputations comptables, …

- Quelles sont les économies apportées par le projet B2P ? 
- A l’origine, ce projet n’avait pas pour objectif principal de réaliser des économies. Il visait surtout à être plus propre et moderne dans la gestion des factures fournisseurs. Cela dit, il ambitionnait également de pouvoir réduire légèrement les effectifs en supprimant des tâches inutiles et en rendant le processus plus simple. Des EPT ont ainsi pu être « économisés » au stock (traitement d’un très grand nombre de factures fournisseurs) et en facturation (contrôle de nombreuses factures fournisseurs). Un gain de temps est constaté de manière générale dans tous les secteurs, mais cela relève plus d’un gain d’usage que d’une réelle économie. Les personnes concernées peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme par exemple s’atteler à diminuer le volume d’articles stockés. Le bénéfice est non seulement financier, mais également dans l’intérêt du travail à réaliser.